Muchas veces nos preguntan cómo organizar eventos empresariales de éxito. Pues bien, si estás aquí, seguramente te interese mucho, porque tienes que organizar un pequeña reunión de negocios o bien una gran fiesta por el aniversario corporativo de tu empresa.

Aquí vamos a contarte las principales claves, que debes de prestarle atención, para saber cómo organizar un evento empresarial. Presta atención:

Claves para organizar eventos empresariales

Cuando quieres organizar un evento empresarial y, por supuesto, este sea todo un éxito, debes de tener en cuenta muchas variables. El éxito de tu evento dependerá de los pequeños detalles que hayas tenido en cuenta para que todo salga como deseas, que todo el mundo se lo pase bien y no salga nada mal, o sea un desastre.

Para evitar este escenario, debes de tener en mente estas dos palabras: planificación y organización. Te lo aseguramos, son clave para que tu evento no se vuelva una pesadilla.

Sea una convención de viejos amigos, un aniversario empresarial o un lanzamiento de un nuevo producto. Sea como sea, las claves para que tu evento sea un éxito son:

¿Cuál es el propósito de tu evento?

En otras palabras, ¿qué buscas conseguir con tu evento? Si es una reunión de trabajo, buscarás que tus clientes salgan contentos o tener una conversación formal con ellos.

Por otro lado si se trata de un lanzamiento de un nuevo producto y buscas que la gente lo conozca, tal vez debas de buscar la manera de crear conciencia entre tus invitados.

Como ves, tienes muchas posibilidades en cuanto a la idea principal o al propósito de tu evento.

Ahora bien, también debes de tener una idea clara acerca de tu público objetivo. Ya que no es lo mismo organizar una reunión con tus clientes que una cena de empresa por los beneficios y el esfuerzo de tus trabajadores. De esta manera, cuando se tiene claro, es mucho más fácil organizar los contenidos de tu evento.

Tener muy claro desde el principio el propósito de tu evento y a quién va dirigido, te ayudará a mantenerte enfocado en lo que buscas obtener con unas metas muy claras.

Lista de tareas

 

Organizar un evento empresarial

 

Si quieres triunfar en tu evento corporativo, esta clave te será de gran ayuda para planificarte y organizarte. De esta manera, no se te escapará nada.

Toda idea es buena, por lo que es casi imprescindible y muy necesario que anotes todo lo que te venga a la mente. Así, sabrás a ciencia cierta que no se te ha olvidado ningún detalle y el evento sea un éxito total.

Lo bueno de hacer esto es que puedes hacer un seguimiento de todas las tareas terminadas o que faltan por hacer en tu evento corporativo. Así tendrás todo controlado.

Ten en cuenta que organizar un evento así, supone gestionar muchos detalles que puedes pasar por alto, como:

  • El local
  • Los proveedores de las bebidas.
  • Contratar el catering
  • Si es necesario tener wifi
  • La iluminación y la decoración del lugar
  • El sonido
  • Los presentadores o los animadores del espacio
  • El aforo (invitados, clientes..)
  • Entradas para entrar en el evento

Realizando una lista de tareas para organizar tu evento corporativo, estarás seguro de que no te olvidas de nada en la planificación de tu evento.

Si quieres facilitarte un poco las cosas, te aconsejamos que busques patrocinadores o empresas que te cedan productos gratis a cambio de publicidad de su marca en tu evento. Seguro que alguna marca está interesada en ello.

Tener claro el presupuesto desde el principio

En relación con el punto anterior, ahorrar el máximo de costes de la organización de tu evento es clave. Por eso, es importante conseguir partners. Colaborando con ellos en nuestra campaña, podemos promocionar sus productos, a cambio de que ellos nos ceden parte de ellos.

No cabe duda de que el presupuesto que tengas depende del tamaño de tu evento, del número de invitados o del tipo de evento que buscas. Pero es necesario que no se te olvide que si abaratas el máximo de costes, no salgas perdiendo.

Ahorrar en costes no puede afectar a la calidad del evento, ya que a veces lo barato sale caro. Como consecuencia, se puede ver afectada la reputación de tu empresa.

Busca gente que se ofrezca voluntaria a cubrir tu evento o el mayor número de patrocinadores posibles. Pero sobre todo, ten una buena organización: la presentación, el catering, el espectáculo, tu plan b…

Créenos, una buena planificación y organización si van de la mano de un presupuesto acorde a tu evento, puede conseguir que tus invitados tengan una experiencia inolvidable.

Comunicación de tu evento

¿Sabes ya cómo vas a promocionar tu evento en las redes sociales?

Este punto es bastante importante para dar a conocer tu evento y conseguir que llegue la celebración al mayor número de personas.

Facebook e Instagram son dos de las redes sociales más usadas, por lo que no debes de olvidarte de publicar tu evento en ellas. De esta forma, conseguirás un mayor reconocimiento y aumentar la viralidad de tu evento.

Además de usar las redes sociales, puedes promocionar tu evento mediante un concurso o sorteo. Si quieres, puedes regalar varias entradas para que asista más gente a tu evento  a cambio de seguirte en las redes y ganar seguidores. O para que los trabajadores estén más contentos, puedes hacer un sorteo entre ellos y promocionen el regalo en sus redes.

Plan ‘B’

Sí, tener un plan B es totalmente necesario. Aunque creamos que tenemos todo bajo control, siempre puede haber algún desliz o imprevisto.

Para que tu evento no salga mal, tienes la posibilidad de crear un plan de emergencia para evitarte un mal trago y conseguir salvar el evento y garantizar que está todo preparado por lo que pueda ocurrir.

Hacer esto es muy inteligente, ya que te estás preparando y adelantándote a situaciones que no quieres que te cojan de imprevisto. Para no saber cómo actuar o qué hacer y sea un caos, es muy importante que tengas diseñado un plan B y se lo pases a todas las personas que te ayudan en el evento, por si es necesario usarlo.

Obsequio

Es normal que cuando se organiza un evento empresarial, se piensa en los asistentes y a su experiencia durante el evento.

Para agradecerles su asistencia, puedes ofrecerles un regalo gratis. Puedes sortear parte del nuevo producto que estás promocionando o un pack con productos de parte de los partners que has conseguido. Es decir, puede estar relacionado con tu empresa y/o el tipo de evento que has organizado.

Seguro que te lo agradecen y lo promocionan en sus redes compartiéndolo con sus amigos.

Como ves, son muchas cosas que debes de tener en cuenta. Pero si sigues estos pasos te garantizamos que tu evento será todo un éxito.